Ewidencja zwrotów i oczywistych pomyłek

Ewidencja zwrotów - logoPrzedsiębiorcy prowadzący sprzedaż za pomocą kas fiskalnych zobowiązani są do prowadzenia rejestru: ewidencja zwrotów i oczywistych pomyłek. W celu ułatwienia takiego ewidencjonowania zaprojektowałem program za pomocą, którego można szybko zewidencjonować taki błąd oraz wydrukować wymagane protokoły oraz zestawienia.

Program jest wielostanowiskowy, ma zaimplementowany system praw dostępu, umożliwia zarządzanie dokumentami zwrotów i oczywistych pomyłek dla urządzeń rozmieszczonych w różnych lokalizacjach i na różnych stanowiskach sprzedaży.

Po uruchomieniu programu widzimy ekran logowania, na którym widzimy wersję programu oraz informacje o licencji.

Ewidencja zwrotów - logowanie

Ewidencja zwrotów – logowanie

Uwaga: program jest w pełni darmowy!

Aby uruchomić program musimy podać login i hasło.

Domyślny login: admin, domyślne hasło: admin.

Dobrym zwyczajem jest natychmiast po uruchomianiu programu zmienić hasło.

Mamy także możliwość zapamiętania ostatniego użytego loginu na danym stanowisku komputerowym. Program zapamiętuje login, jeśli checkbox „zapamiętaj login” jest zaznaczony i nastąpiło prawidłowe zalogowanie do aplikacji.

Rozwiązanie to ułatwia logowanie użytkownikom obsługującym samodzielnie program. Nie muszą za każdym razem wpisywać swojego loginu, wystarczy hasło.

Klikniecie przycisku Logowanie (lub klawisza enter) zaloguje nas do aplikacji.

Ewidencja zwrotów - ekran zarządzania

Ewidencja zwrotów – ekran zarządzania

Główny ekran programu składa się z kilku elementów. Na samej górze mamy pasek menu, poniżej filtry dla łatwiejszego znalezienia interesujących dokumentów, następnie duży panel z listą dokumentów, poniżej przyciski do tworzenia nowego zwrotu lub nowej oczywistej pomyłki i ostatnim elementem okna na samym dole jest pasek stanu.

W menu mamy następujące pozycje:

  • Program:
    • Tylko jedna opcja Koniec przenosząca nas do ekranu logowania.
  • Raporty:
    • Raporty miesięczne,
    • Raporty księgowe, funkcje te zostaną omówione później.
  • Konfiguracja:
    • Miejscowości, konfiguracja miejscowości, w których posiadamy urządzenia fiskalne.
    • Placówki, w miejscowościach mogą znajdować się różne placówki z urządzeniami fiskalnymi,
    • Urządzenia, lista kas lub drukarek fiskalnych przypisanych do placówki.
  • Ustawienia:
    • Użytkownicy, zarządzanie baza użytkowników, ich prawami dostępu do miejscowości i placówek oraz stanowiskiem,
    • Ustawienia, konfiguracja firmy, drukarki i możliwość zablokowania dokumentów z zamkniętego okresu.
  • Pomoc:
    • Tylko jedna opcja O Programie.
Ewidencja zwrotów - menu

Ewidencja zwrotów – menu

Poniżej menu jest panel z filtrami, od lewej mamy pole do wpisania szukanej wartości. W zależności od checkbox-a „Wyszukiwanie dynamiczne” wpisywanie znaków w polu wyszukiwania działa w ten sposób, że każde naciśnięcie klawisza filtruje dane w locie lub po odznaczeniu checkbox-a efekt wyszukiwania następuje po naciśnięciu klawisza enter. Użytkownik sam może zdecydować, który sposób bardziej mu odpowiada. Wyszukiwanie dynamiczne powoduje duże obciążenie komputera i sieci komputerowej w przypadku pracy wielostanowiskowej.

Obok znajduje się combobox do zawężenia wyświetlania danych w zależności od daty utworzenia wpisów.

Aby użytkownik miał duży komfort na starcie widoczne są dokumenty z aktualnego miesiąca. Filtrem tym w szybki sposób możemy obejrzeć dokumenty z poprzedniego miesiąca, ostatnich 7 dni, ostatnich 30 dni, dowolnego okresu itp.

Możemy także wybrać konkretny zakres dat, jaki nas interesuje, aby to zrobić należy wybrać w filtrze dowolny okres, aby uaktywniły się pola kalendarza. Filtrowanie wyników odbywa się w locie.

Ostatnim elementem filtrowania jest wybór czy chcemy widzieć wszystkie dokumenty, czy może tylko zwroty lub same oczywiste pomyłki.

Wszystkie filtry działają w sposób zintegrowany, czyli możemy wybrać tylko zwroty z ostatnich 7 dni.

Ewidencja zwrotów - filtry

Ewidencja zwrotów – filtry

Następnym elementem okna zarządzania jest lista dokumentów. Jak wcześniej powiedziałem, listę tą możemy filtrować a teraz doszła nam funkcja sortowania. Aby posortować listę dokumentów wystarczy kliknąć w nagłówek kolumny wg, której nastąpi sortowanie. Jedno kliknięcie w nagłówek sortuje alfabetycznie, następne w odwrotnej kolejności.

Do listy dokumentów podłączone jest menu podręczne. Naciśnięcie prawego klawisza myszy na wybranym wpisie powoduje pojawienie się menu podręcznego z następującymi opcjami:

  • Edytuj wpis, kliknięcie w tą opcję powoduje otwarcie wpisu do edycji, oczywiście, jeśli nie jest z zamkniętego okresu.
  • Wydruk, ponowny wydruk dokumentu.
  • Anuluj wpis, po wybraniu tej opcji wpis jest oznaczany, jako anulowany i nie jest brany pod uwagę w zestawieniach.
  • Ponownie aktywuj wpis, opcja ta przywraca wpis do zestawień.
  • Usuń wpis, UWAGA, operacja jest nieodwracalna i powoduje usunięcie wpisu z listy dokumentów.
  • Historia wpisu, w programie większość operacji zapisywana jest w historii. Ta opcja pozwala przejrzeć tą historię.
Ewidencja zwrotów - menu podręczne

Ewidencja zwrotów – menu podręczne

Poniżej listy dokumentów jest panel z dwoma przyciskami: „Nowy zwrot” oraz „Nowa oczywista pomyłka”. Klikając w te przyciski możemy utworzyć odpowiedni dokument.

Ewidencja zwrotów - przyciski

Ewidencja zwrotów – przyciski

Ostatnim elementem okna jest pasek stanu, z którego możemy się dowiedzieć, kto jest aktualnie zalogowany do programu, jakie zajmuje stanowisko, do której miejscowości ma przydzielony dostęp (może mieć do wszystkich), do której placówki ma dostęp (także może mieć dostęp do wszystkich) oraz nazwę drukarki, z której korzysta program.

Ewidencja zwrotów - lista użytkowników

Ewidencja zwrotów – lista użytkowników

W oknie Użytkownicy widzimy konta wszystkich użytkowników w programie. Okno to, jest zbudowane podobnie jak inne okna słownikowe. Widzimy listę użytkowników, którą możemy dowolnie sortować według dowolnej kolumny.

Poniżej mamy dwa przyciski: „Edycja” oraz „Nowy”.

Przycisk „Nowy” wywołuje okno, w którym możemy utworzyć nowego użytkownika.

Ewidencja zwrotów - nowy użytkownik

Ewidencja zwrotów – nowy użytkownik

Aby utworzyć nowego użytkownika należy podać login, hasło, wybrać stanowisko, miejscowość i placówkę, do których będzie miał dostęp użytkownik.

Od razu nasuwa się myśl, że przed tworzeniem użytkowników powinniśmy skonfigurować miejscowości i placówki w firmie!

Przycisk Dodaj uaktywni się po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól (taka sama zasada obowiązuje w całym programie).

Program nie wymusza stosowania haseł podlegających jakiejś regule ze względu na to, że jest to wewnętrzna aplikacja firmowa a poza tym przechowująca dane mało istotne. Jednak dobrym zwyczajem jest zastosowanie reguł bezpieczeństwa, jakie obowiązują w filmie.

Oczywiście jest możliwość edycji już istniejących użytkowników. Dokonujemy tego wybierając użytkownika na liście i klikając w przycisk „Edycja”

Okno edycyjne jest identyczne jak to do tworzenia użytkownika.

Ewidencja zwrotów - edycja użytkownika

Ewidencja zwrotów – edycja użytkownika

Dane ulegają zmianie po kliknięciu w przycisk „Zapisz”.

Zawsze jest możliwość obejrzenia historii zmian po przez kliknięcie prawym klawiszem myszy na interesującym nas użytkowniku i wybraniu z menu podręcznego pozycji: „Historia operacji”

Ewidencja zwrotów - historia operacji

Ewidencja zwrotów – historia operacji

Program pokazuje pełną historię wpisu, jakie zmiany nastąpiły, kiedy, przez jakiego użytkownika były zrobione i na jakim stanowisku komputerowym (taka reguła jest w całym programie).

Ewidencja zwrotów - konfiguracja programu

Ewidencja zwrotów – konfiguracja programu

W oknie Ustawienia możemy przede wszystkim ustawić dane firmy, która korzysta z aplikacji. Jest to ważna czynność, ponieważ właśnie te dane drukowane są w raportach.

Dodatkowo możemy wybrać drukarkę, której będziemy używać oraz to czy przed wydrukiem chcemy zobaczyć podgląd dokumentu czy też od razu program ma wydrukować dokument. Ustawienia związane z drukowaniem są zapisywane na komputerze użytkownika, czyli każdy z użytkowników w sieci może mieć inne ustawienia.

Zmiany w ustawieniach związanych z drukowaniem wymagają restartu programu i zostanie to wymuszone.

Dodatkowo w oknie tym możemy określić datę, poniżej której dokumenty zostaną zablokowane przed edycją. Datę tą możemy zmieniać w każdym momencie i ma ona wpływ na już istniejące dokumenty. Jest to zabezpieczenie archiwalnych dokumentów przed zmianami.

Oczywiście do większości opcji konfiguracyjnych mają prawo użytkownicy o odpowiednich uprawnieniach, tak samo jak w słownikach.

W programie istnieją następujące grupy dostępu:

Ewidencja zwrotów - lista stanowisk

Ewidencja zwrotów – lista stanowisk

W przypadku próby wykonania operacji przez nieuprawnionego użytkownika otrzyma on wyraźny komunikat o braku dostępu oraz informacje, jakie uprawnienia są potrzebne do wykonania tych czynności.

Ewidencja zwrotów - lista miejscowości

Ewidencja zwrotów – lista miejscowości

W menu Konfiguracja mamy trzy słowniki: Miejscowości, Placówki i Urządzenia.

Wszystkie one wymagają konfiguracji przez rozpoczęciem używania programu.

Wygląd okna jest już znajomy, ponieważ przypomina to, w którym konfigurowaliśmy użytkowników.

Przy pierwszym uruchomieniu programu widzimy miejscowość o nazwie (Wszystkie), taka sama sytuacja będzie w placówkach. Są to wpisy, które nie podlegają edycji, próba ich edytowania zakończy się stosownym komunikatem:

Ewidencja zwrotów - komunikat błędu

Ewidencja zwrotów – komunikat błędu

Wpisy te są niezbędne do prawidłowego działania programu.

Cała filozofia obsługi wielu miejscowości a w nich wielu placówek polega właśnie na odpowiednim skonfigurowaniu tych słowników.

Nawet, gdy nasza firma ma jeden oddział a w nim jeden punkt sprzedaży należy te dane skonfigurować, ponieważ właśnie z tego wpisu pobierane są dane do wydruku.

Kliknięcie przycisku „Nowa” otworzy okno, w którym mamy do uzupełnienia:

  • Nazwa, przyjazna dla nas nazwa miejscowości najlepiej niepowtarzalna,
  • Ulica, kod pocztowy i miejscowość – koniecznie te dane należy uzupełnić,
  • Uwagi, typowo informacyjne pole,
Ewidencja zwrotów - nowa miejscowość

Ewidencja zwrotów – nowa miejscowość

W każdej chwili, gdy mamy odpowiednie uprawnienia możemy te dane poprawić.

Program prawie w żadnym momencie nie pozwala na usuwanie już zapisanych danych, co najwyżej można je dezaktywować (jest to operacja odwracalna), aby wyłączyć je z użycia. Jest to zabezpieczenie uniemożliwiające „rozjechanie” się danych.

Dlatego też należy zwrócić szczególną uwagę podczas konfigurowania programu, aby zrobić to rozważnie.

Oczywiście wszystkie zmiany w danych są zapisywane w historii operacji.

Gdy mamy skonfigurowane już miejscowości, możemy przejść do konfigurowania placówek.

Ewidencja zwrotów - lista placówek

Ewidencja zwrotów – lista placówek

Okno Placówki pozwala nam zarządzać wszystkimi placówkami w firmie, które posiadają urządzenia fiskalne.

Na początek musimy dodać przynajmniej jedna placówkę w miejscowości. Robimy to przez kliknięcie w przycisk „Nowa”. Otworzy się nowe okno:

Ewidencja zwrotów - nowa placówka

Ewidencja zwrotów – nowa placówka

w którym musimy nazwać placówkę, np. Sklep, Restauracja, Parking itp. Poniżej z rozwijanej listy musimy wybrać miejscowość, do której chcemy przyporządkować tą placówkę. Te dwa pola są wymagane, aby uaktywnił się przycisk Dodaj.

Poniżej mamy miejsce na wpisanie uwag.

Reguły dotyczące poprawiania są takie same jak w edycji miejscowości, czyli odpowiednie uprawnienia i wszystko zapisywane w historii. Oczywiście także nie można nic usuwać, można tylko dezaktywować placówkę.

Gdy mamy już skonfigurowane miejscowości i placówki możemy powrócić do tworzenia listy użytkowników.

Ewidencja zwrotów - nowy użytkownik

Ewidencja zwrotów – nowy użytkownik

Standardowo użytkownik powinien mieć dostęp do jednej miejscowości i jakiejś placówki w niej. Są jednak inne możliwości, użytkownik może mieć dostęp do wszystkich placówek w jakiejś miejscowości lub nawet do wszystkich miejscowości i wszystkich placówek.

Ustawienie to jest bardzo ważne, bo użytkownik po pierwsze widzi na liście dokumentów tylko to, do czego ma uprawnienia a po drugie może tworzyć nowe dokumenty tylko dla tych właśnie miejscowości i placówek.

Ewidencja zwrotów - lista urządzeń

Ewidencja zwrotów – lista urządzeń

Znane już okno tym razem z listą urządzeń fiskalnych. Urządzenia możemy dodawać oraz edytować. Jak w przypadku innych słowników, zawsze możemy przejrzeć historię zmian.

Aby dodać nowe urządzenie należy kliknąć w przycisk „Nowe”. Otworzy się okno, w którym musimy podać:

  • Numer unikatowy urządzenia fiskalnego,
  • Placówkę, w której znajduje się urządzenie,
  • Możemy także nazwać urządzenie w sposób przyjazny np. Kasa01, Kasa Parking północ itp.,
  • Możemy też uzupełnić dane o opis.
Ewidencja zwrotów - nowe urządzenie

Ewidencja zwrotów – nowe urządzenie

Aby można było tworzyć dokumenty dla urządzenia musi być ono aktywne (nowo utworzone urządzenie jest zawsze aktywne – można to później zmienić).

Jak w przypadku innych słowników urządzeń nie można usuwać.

Dodawanie nowego zwrotu.

Aby dodać nowy zwrot należy kliknąć przycisk „Nowy zwrot”.

Ewidencja zwrotów - nowy protokół zwrotu

Ewidencja zwrotów – nowy protokół zwrotu

W oknie, które się pokaże mamy do uzupełnienia:

  • Miejscowość, w której znajduje się urządzenie fiskalne. W przypadku, gdy użytkownik posiada dostęp tylko do jednej miejscowości zostanie ona od razu wpisana w to pole,
  • Placówka z danej miejscowości. Ponownie jak, powyżej, gdy użytkownik ma dostęp tylko do jednej placówki zostanie ona od razu wpisana w to pole, w innym przypadku należy wybrać odpowiednią placówkę,
  • Gdy już mamy wybraną miejscowość i placówkę w polu Urządzenia wczyta się lista urządzeń fiskalnych z odpowiedniej miejscowości i placówki,
  • Następnie musimy podać numer paragonu, którego dotyczy zwrot,
  • System domyślnie podpowiada dzień wystawienia paragonu oraz dzień tworzenia protokołu na aktualny, można to zmienić, ale trzeba pamiętać, że gdy zmienimy dzień protokołu na jakiś z poprzedniego miesiąca należy wygenerować od nowa raporty miesięczne,
  • Następnym etapem wystawiania zwrotu jest podanie nazwy artykułu, jego ilości i ceny brutto oraz stawki podatku VAT. Reszta danych wyliczy się automatycznie,
  • Jest możliwe, że zwracamy klientowi niepełną kwotę (np. z powodu uszkodzenia towaru przez klienta). W takim przypadku należy zaznaczyć pole „Zmiana kwoty do zwrotu” i podać nową cenę brutto,
  • Pozostaje nam jeszcze wybranie sposobu, w jaki klient zapłacił za transakcję: gotówka lub karta kredytowa i zatwierdzenie protokołu,
  • Możemy jeszcze dopisać jakieś uwagi do protokołu, jeśli chcemy,
  • Zatwierdzenie protokołu zakończy się wydrukiem lub podglądem wydruku (w zależności od ustawienia),
  • Ostatnim elementem w oknie jest przycisk ze znakiem X, służy on do szybkiego usunięcia wpisanych danych.

Dodawanie nowego zwrotu.

  • Aby dodać nową oczywistą pomyłkę należy kliknąć przycisk o tej samej nazwie.
Ewidencja zwrotów - nowa oczywista pomyłka

Ewidencja zwrotów – nowa oczywista pomyłka

Utworzenie protokołu z oczywistej pomyłki jest podobne do protokołu zwrotu z tym, że jest mniej danych do uzupełnienia. Po wybraniu miejscowości, placówki i urządzenia fiskalnego podajemy numer paragonu, jego datę utworzenia oraz datę protokołu, następnie uzupełniamy pole z wartością brutto oraz wartością podatku VAT, poniżej wybieramy formę i płatności.

W protokole musimy uzupełnić opis, w którym podajemy okoliczności, w jakich wystąpiła pomyłka.

Pozostaje nam tylko ponowne wydrukowanie już prawidłowego paragonu.

Przycisk „Dodaj + Wydruk” utworzy dokument i go wydrukuje (lub wyświetli podgląd).

Ostatnia pozycja menu do omówienia to „Raporty”.

Znajdują się tam dwie pozycje:

  • Raporty miesięczne,
  • Raporty księgowe.

Po wybraniu „Raporty miesięczne” ukazuje się okno:

Ewidencja zwrotów - raporty miesięczne

Ewidencja zwrotów – raporty miesięczne

W którym możemy wybrać czy raport dotyczy zwrotów czy tez oczywistych pomyłek, następnie określamy rok i miesiąc, za który chcemy otrzymać raport. Kliknięcie w przycisk „Generuj” utworzy nam raport i albo od razu wydrukuje lub wyświetli podgląd.

Po wybraniu „Raporty księgowe” ukazuje się okno:

Ewidencja zwrotów - raporty księgowe

Ewidencja zwrotów – raporty księgowe

W którym określamy rok i miesiąc (lub wszystkie miesiące w danym roku) i generujemy raport.

Instalacja programu Ewidencja zwrotów i oczywistych pomyłek.

Program nie wymaga instalacji. Wystarczy utworzyć folder z wymaganymi plikami.

Program korzysta z bazy danych Firebird. Jeśli na komputerze jest zainstalowany silnik bazy danych Firebird (lub w sieci komputerowej, z której chcemy korzystać) możemy go użyć do programu Ewidencja zwrotów. Jeśli nie posiadamy dostępu do tego silnika należy go zainstalować, program instalacyjny jest bardzo mały, około 8MB i instaluje się błyskawicznie. Odpowiedni plik należy pobrać ze strony domowej organizacji która zajmuje się tworzeniem tego systemu bazodanowego – źródło. Większość twórców oprogramowania zaleca wersję 32 bitową, ale program pracuje prawidłowo także z wersją 64 bitową. W czasie instalacji zalecane jest wybranie tzw. wersji Super.

Wśród plików jest program o nazwie baza.exe służy on do ustawienia komunikacji programu z bazą danych.

Ewidencja zwrotów - konfiguracja połączenia z bazą danych

Ewidencja zwrotów – konfiguracja połączenia z bazą danych

W polu adres IP należy podać adres IP komputera, na którym jest zainstalowany silnik bazy danych i plik z bazą. Jeśli jest to nasz komputer to wystarczy podać adres 127.0.0.1 jednak można też podać adres z sieci lokalnej (lub zewnętrzny, jeśli nasz serwer jest w innej lokalizacji).

Należy tylko pamiętać, aby na serwerze udostępnić port TCP 3050 (standardowy port, na jakim działa Firebird) lub jeśli chcemy udostępnić naszą bazę na zewnątrz należy utworzyć przekierowanie na routerze.

Następnie należy wskazać plik z bazą danych. Na komputerze, na którym jest zainstalowany Firebird oraz baza jest to proste, ponieważ wystarczy wskazać ten plik w odpowiednim do tego oknie. Jednak na komputerach klientach takiego pliku nie możemy wskazać, należy wtedy po prostu wpisać kompletna ścieżkę do tego pliku.

Na koniec pozostaje jeszcze podanie loginu i hasła do bazy danych oraz zapisanie ustawień.

Jeśli program ma działać na kilku stanowiskach w tej samej sieci to najłatwiej jest skonfigurować połączenie na „serwerze” wpisując prawdziwy adres IP, jako serwer a następnie przekopiować na komputery klienckie plik baza.ini, w którym są wszystkie ustawienia.

Pobierz program: ewidencja_1_0_1_0