VAT walidator dla PCBiznes. Sprawdź swojego kontrahenta!

Problem aktywnego płatnika VAT jest bardzo poważny dla każdego księgowego w firmie.

Konsekwencje księgowania faktur z odliczeniem podatku VAT od podatnika który został wykreślony z ewidencji w najlepszym razie zakończą się korektą deklaracji oraz zwrotem odliczonego podatku. Dużo gorsza jest sytuacja gdy odliczenie to wykryje urząd skarbowy na podstawie np. pliku JPK i poinformuje o tym podatnika. Raczej pewne jest że, poza korektą deklaracji i zwrotem odliczonej kwoty, podatnik zostanie ukarany mandatem. Oczywiście kontrola krzyżowa jest także bardzo prawdopodobna. Jeśli okaże się że nasz kontrahent został wykreślony wcześniej a my posiadamy od niego faktury to pewne jest to, że będziemy musieli korygować wcześniejsze deklaracje i oczywiście zwrócić odliczony podatek z odsetkami.

Aby chociaż trochę ułatwić pracę Ministerstwo Finansów utworzyło specjalną stronę na której możemy sprawdzić status podatnika w VAT. Jest to strona: https://ppuslugi.mf.gov.pl/_/. System działa dobrze, chociaż nie gwarantuje 100% pewności prawidłowości danych. Aby mieć 100% pewność należy wystosować pismo do swojego Naczelnika US.

Jest to oczywiście kuriozum.

Przyjmijmy jednak, że to co podaje strona jest wystarczająco pewne do naszych celów.

Wydawać by się mogło że już możemy spać spokojnie, możemy przecież sprawdzić każdego kontrahenta i czuć się bezpiecznie. Problem pojawia się gdy księgujemy więcej niż kilka faktur a strona pozwala na sprawdzenie pojedynczego płatnika. System ten staje się bardzo szybko mało wydajny.

Dla właśnie takich firm, trochę większych jest właśnie to narzędzie – Weryfikator VAT. Program współpracuje z systemem PCBiznes firmy Streamsoft.

Co robi program VAT walidator dla PCBiznes?

Głównym zadaniem aplikacji jest cykliczne sprawdzanie kontrahentów na fakturach zakupowych w celu poinformowania poprzez pocztę email jaki status posiada dany kontrahent. Można też ręcznie wymusić sprawdzenie kontrahentów wg różnych kryteriów.

Aplikację należy zainstalować najlepiej na serwerze na którym znajduje się baza danych PCBiznes oraz skonfigurować połączenie.

Główne okno programu:

okno główne programu VAT walidator dla PCBiznes

 

 

Program VAT walidator dla PCBiznes, jak już wcześniej zostało podane wymaga podłączenia do bazy danych firmy której kontrahentów chcemy sprawdzać.

Po pierwszym uruchomieniu program będzie próbował połączyć się z bazą danych ale prawdopodobnie się to nie uda ze względu na brak konfiguracji. Program poinformuje o problemach z połączeniem i zaproponuje utworzenie wpisu konfiguracyjnego. Należy podać prawidłowe dany:

  • w polu Serwer PCBiznes należy wpisać prawdziwy adres IP serwera (lub 127.0.0.1 jeśli jest to serwer lokalny). Nie jest zalecane, chociaż jest to możliwe, łączenie się z serwerem w sieci Internet. Jeśli już chcemy używać programu na komputerze innym niż serwer, to najlepiej wybrać inny komputer w sieci lokalnej. Ograniczenie to istnieje, ponieważ serwer Firebird, którego używa system PCBiznes jest mało wydajny jeśli chodzi o pracę w sieci Internet.
  • w polu Plik bazy danych należy podać pełną ścieżkę do pliku bazy danych z punktu widzenia serwera. Gdy program będzie używany na serwerze wystarczy kliknąć w kopertę i po prostu wskazać plik bazy danych.
  • w polu Login należy podać login bazy danych, domyślnie jest to sysdba ale jest możliwość że administrator ustawił innego użytkownika w trakcie tworzenia bazy danych,
  • w polu Hasło należy podać prawidłowe hasło do bazy danych.

konfiguracja bazy danych

Po skonfigurowaniu połączenia z bazą danych należy ponownie uruchomić program. Jeśli wszystkie dane zostały wpisane prawidłowo program nie zgłosi żadnego błędu i będzie gotowy do pracy.

Aby używanie programu VAT walidator dla PCBiznes było wygodniejsze należy skonfigurować pocztę elektroniczną aby otrzymywać komunikaty w wygodny sposób.

Dokonać tego można w oknie: Konto pocztowe. Oto dane do uzupełnienia:

  • w polu Serwer pocztowy należy podać prawidłową nazwę serwera,
  • w polu Port podajemy numer portu SMTP na którym serwer wysyła pocztę, najczęściej jest to port 587.
  • w polu Konto należy wpisać nazwę konta pocztowego z którego chcemy wysyłać pocztę, wskazane jest utworzenie specjalnego konta, np. o nazwie raporty@twojadomena.pl.
  • w polu Hasło podajemy hasło dla tego konta,
  • najczęściej serwery pocztowe są tak skonfigurowane że należy zaznaczyć pole: Serwer wymaga uwierzytelniania.
  • w polu Nadawca wypisujemy opis pod jakim chcemy aby poczta przychodząca identyfikowała nadawcę.
  • w polu Tytuł wiadomości należy wpisać tekst który będzie tytułem wiadomości. Program dołączy do tego tekstu dodatkowo opis: „- raport z dnia: tutaj_będzie_data”.
  • w polu Odbiorca wiadomości można podać dwóch adresatów wiadomości. Gdy wpiszemy już adres/adresy należy zaznaczyć w polu Akt. czy wysyłać pocztę na dany adres. Nawet prawidłowe wpisanie adresu bez zaznaczenia tego pola nie spowoduje wysłania wiadomości.

Wypełnienie wszystkich pól potwierdzamy klawiszem Zapisz.

konfiguracja poczty

Następnym czynnością konfiguracyjną jest ustawienie parametrów programu. Wykonujemy to w oknie Ustawienia dodatkowe.

ustawienia dodatkowe

  • Na początek należy zdecydować czy sprawdzać poprawność sumy kontrolnej NIP. Zaznaczenie tej opcji jest bardzo polecane, ponieważ nie ma sensu sprawdzać czy podatnik jest czynny gdy jego NIP jest błędny.
  • Następna opcja to korygowanie znacznika VAT w programie PCBiznes. Oprogramowanie PCBiznes ma taki znacznik na karcie kontrahenta. W przypadku zaznaczenia tej opcji, program po sprawdzeniu podatnika i stwierdzeniu że nie jest aktywnym odznacza ten znacznik na karcie kontrahenta.
  • następnie możemy zdecydować ile kontrahentów program ma sprawdzić w ciągu doby. W wersji bez pliku licencji ilość ta jest ograniczona.

Uwaga – program VAT walidator dla PCBiznes jest darmowy!

W tym momencie należy się małe wytłumaczenie. Po pierwsze, tak, program wymaga pliku licencji ale jest i tak darmowy także do użytku komercyjnego. W przypadku nie posiadania pliku licencji program działa w ograniczonym trybie, pozwala tylko na ręczne sprawdzanie kontrahentów w niedużej ilości jednocześnie.

Po zainstalowaniu pliku licencji (można go zdobyć pisząc na adres robert@adiserwis.pl) ograniczenia znikają.

Po drugie, dlaczego ograniczenie ilości sprawdzanych kontrahentów? Jest to spowodowane tym, że Ministerstwo Finansów stworzyło stronę na której można sprawdzić kontrahenta ale nie udostępniło żadnego interfejsu programistycznego. Dlatego właśnie program nie jest i nie może być doskonały ponieważ działa na zasadzie parsowania strony i analizowaniu treści. Każde sprawdzenie kontrahenta powoduje wczytanie strony w niewidocznym oknie przeglądarki a przy bardzo intensywnym sprawdzaniu tysięcy kontrahentów może się zdarzyć że jakieś mechanizmy zabezpieczające po stronie MF potraktują takie działania jako próba ataku na stronę (chociaż w czasie testów nie zaobserwowano takich problemów). Dlatego właśnie lepiej się zabezpieczyć i sprawdzać po kilkaset kontrahentów dziennie.

Ten problem i tak występuje tylko na początku użytkowania programu gdy chcemy sprawdzić wszystkich kontrahentów w bazie, po tym okresie najlepszym trybem działania programu jest ustawienia jak na obrazku powyżej, czyli 2 dni wstecz. Oczywiście godziny sprawdzania i restartu są już indywidualnym wyborem.

  • Sekcja Wybór kontrahentów, już wspomniałem jakie ustawienie jest optymalne. Dla ścisłości można wybrać następujące ustawienia:
    • Wszyscy, jak nazwa wskazuje poddamy analizie wszystkich kontrahentów w bazie (proszę zwrócić uwagę na opis z pola Typ kontrahentów do analizy). Uwaga na ilość rekordów do sprawdzenia,
    • Cały poprzedni miesiąc i aktualny, ustawienie typowe dla osób które sprawdzają kontrahentów przed wysyłką deklaracji. W ten sposób można ręcznie sprawdzić kontrahentów z interesującego nas zakresu datowego,
    • Aktualny rok jak nazwa wskazuje. Można użyć tej opcji wg uznania ale uwaga na ilości,
    • Dni wstecz. W przypadku zaznaczenia tej opcji należy dodatkowo podać ilość dni w postaci cyfry. Jest to najbardziej zalecana opcja. Po jej zaznaczeniu i prawidłowym ustawieniu konta pocztowego, każdego dnia otrzymamy raport o podejrzanych kontrahentach na których należy zwrócić uwagę. Dodatkowa zaleta tej opcji jest taka, że nawet w dużych firmach ilość kontrahentów do sprawdzenia nie jest szczególnie duża.
  • Godzina rozpoczęcia sprawdzania. W okienku tym należy podać godzinę o której rozpocznie się sprawdzanie kontrahentów. Czas jaki będzie potrzebny na sprawdzenie wszystkich wybranych kontrahentów może być różny i zależy przede wszystkim od ich ilości i szybkości łącza internetowego oraz obciążenia strony Ministerstwa Finansów. W czasie testów na łączu o szybkości 20 Mbit sprawdzenie 100 kontrahentów trwało 2 minuty i 4 sekundy. W nocy takie sprawdzanie odbywa się zdecydowanie szybciej.
  • Typ kontrahentów do analizy. W opcji tej możemy wybrać jakich kontrahentów chcemy analizować. Z punktu widzenia bezpieczeństwa najważniejsze jest sprawdzanie dostawców i taka opcja jest bardzo polecana.
  • Godzina restartu programu. Jako że program jest podłączony do bazy danych (chociaż nie cały czas), celowe jest, chociaż chwilowe zwolnienie połączenia z bazą (względy techniczne związane z serwerem baz danych Firebird). Dlatego program ma opcję automatycznego restartu aplikacji o określonej godzinie. Polecana jest godzina nocna.

Po konfiguracji programu VAT walidator dla PCBiznes można zapisać ustawienia.

Uwagi:

  • program nie wymaga instalacji, wystarczy utworzyć folder i wrzucić do niego pliki programu,
  • aby program prawidłowo działał, komputer musi mieć dostęp do strony http://www.finanse.mf.gov.pl/web/wp/pp/sprawdzanie-statusu-podmiotu-w-vat Należy tą stronę otworzyć w przeglądarce Internet explorer i upewnić się że prawidłowo się załadowała, można też wpisać testowo numer NIP i sprawdzić jego status. Uwaga ta dotyczy przede wszystkim serwerów. Standardowo na serwerach jest zainstalowana przeglądarka Internet explorer z bardzo mocnymi ograniczeniami, należy „pozwolić” na ładowanie strony ministerstwa, usługę taką powinien wykonać administrator serwera.
  • w folderze programu po pierwszym uruchomieniu pojawią sie foldery Log i Nip. W nich program zapisuje informacje o swoim użyciu.
  • program zapisuje swoją konfigurację w pliku vat.ini. Plik ten można ręcznie edytować za pomocą np. notatnika ale nie jest to polecane.
  • instalacja pliku licencji polega na „wrzuceniu” pliku licencja.lic (który można otrzymać od producenta programu za darmo) do folderu programu. Po restarcie program jest zarejestrowany i ma odblokowane wszystkie opcje.
  • plik licencji sprawdza numer NIP w bazie danych. Jeśli numery nie są zgodne program pracuje w wersji nie zarejestrowanej. Jeśli jest potrzeba użycie programu dla większej ilości firm, proszę zgłosić zapotrzebowanie na następne pliki licencji – wszystkie są darmowe.

Dane firmy która chce korzystać z programu są jedyną „zapłatą” za program. Dane te nie zostaną wykorzystane do żadnych celów niezgodnych z prawem ani do wysyłania spamu. Zbierane są tylko do celów statystycznych.

Program nie wysyła żadnych informacji do producenta. Jedyna komunikacja jaka odbywa się od programu to operacje na stronie MF ale jest to oczywiste. Oznacza to oczywiście, że program musi zostać odblokowany na zaporze.

Aby pobrać program należy kliknąć na odnośnik: VAT

Aby otrzymać plik licencji należy wypełnić poniższy formularz

Korzystając z formularza, zgadzasz się na przechowywanie i przetwarzanie twoich danych przez witrynę.

lub wysłać email na adres robert@adiserwis.pl podając następujące dane:

  • Pełną nazwę firmy (obowiązkowo),
  • Skrót nazwy (obowiązkowo),
  • NIP (obowiązkowo),
  • ulica,
  • kod pocztowy,
  • miejscowość.

Jak widać powyżej, dane które są zbierane do generowania licencji są danymi ogólnodostępnymi.

Życzę miłego użytkowania programu.