Archiwizator — Pomoc

Pierwsze kroki

Archiwizator to aplikacja desktopowa do przechowywania, przeglądania i zarządzania dokumentami firmowymi w postaci elektronicznej. Dokumenty przechowywane są w bazie danych SQL Server wraz z plikami załączników.

Wymagania

• Windows 10 lub nowszy
• Microsoft .NET 8 Desktop Runtime
• Microsoft Edge WebView2 Runtime do podglądu dokumentów PDF, tekstowych i HTML
• Dostęp do serwera SQL Server (lokalnego lub sieciowego)
• Konto użytkownika utworzone przez administratora systemu

Logowanie

Po uruchomieniu aplikacji wyświetlany jest ekran logowania. Wprowadź login i hasło przydzielone przez administratora.

Konfiguracja połączenia z bazą danych

1. Na ekranie logowania kliknij przycisk Konfiguracja.
2. Wprowadź adres serwera SQL (np. localhost lub SERWER\INSTANCJA).
3. Podaj nazwę bazy danych (domyślnie Archiwizator).
4. Wybierz metodę uwierzytelniania: Windows lub SQL Server (login + hasło).
5. Kliknij Testuj połączenie, a następnie Zapisz.

Interfejs główny

Okno główne składa się z trzech obszarów:

Pasek górny

Zawiera przyciski dostępne zgodnie z rolą użytkownika: Kontrahenci, Ustawienia, Użytkownicy, Historia, Tagi, Import e-mail, Pomoc oraz informację o zalogowanym użytkowniku. Na dolnym pasku znajduje się przycisk Terminy, a administrator ma także dostęp do Panelu administratora.

Drzewo kategorii

Foldery tworzą hierarchię kategorii. Dokumenty można dodawać wyłącznie do folderów najniższego poziomu (liści), które nie posiadają podkatalogów.

Przeciąganie i upuszczanie

• Folder na folder — przenosi folder jako podfolder celu.
• Folder na puste miejsce — przenosi folder na poziom główny.
• Dokument na folder — przenosi dokument do wybranej kategorii (cel musi być liściem).
• Dokument na Kosz — przenosi dokument do Kosza (soft-delete).
• Pliki z Eksploratora na folder — otwiera nowy wpis w wybranym folderze i od razu dodaje upuszczone pliki.

Zarządzanie folderami

Kliknij prawym przyciskiem myszy na folderze lub w pustym miejscu drzewa, aby otworzyć menu kontekstowe.

Dostęp do folderów

Każdy folder może być publiczny (widoczny dla wszystkich) lub prywatny (widoczny tylko dla wybranych użytkowników).

1. Kliknij prawym przyciskiem na folderze i wybierz Zarządzaj dostępem...
2. Zaznacz opcję Folder prywatny, aby ograniczyć widoczność.
3. Na liście użytkowników zaznacz osoby, które mają mieć dostęp.
4. Kliknij Zapisz.

Przeglądanie wpisów

Po kliknięciu folderu lista wpisów wyświetla dokumenty z kolumnami: Nazwa, Kontrahent, Tagi, Termin, Data dodania, Pliki. Termin przekroczony jest wyróżniony na czerwono.

Kliknij wiersz, aby wyświetlić podgląd w dolnym panelu. Dwukrotne kliknięcie otwiera formularz edycji.

Podgląd załączników

W panelu podglądu widoczna jest lista plików. Kliknij Otwórz, aby otworzyć wybrany plik w domyślnej aplikacji systemu.

Dodawanie wpisu

1. Wybierz folder najniższego poziomu w drzewie po lewej stronie.
2. Kliknij przycisk + Dodaj wpis.
3. Wpisz nazwę dokumentu (wymagana) i opcjonalny opis.
4. Wybierz kontrahenta z listy lub kliknij + Nowy, aby go dodać.
5. Zaznacz odpowiednie tagi na liście.
6. Opcjonalnie ustaw termin, liczbę dni wcześniejszego przypomnienia i osobę odpowiedzialną.
7. Dodaj pliki z dysku, przeciągnij je na listę załączników albo zeskanuj dokument.
8. Kliknij Zapisz.

Edycja wpisu

Zaznacz wpis i kliknij Edytuj (lub dwukrotnie kliknij wiersz). W formularzu edycji możesz:

• Zmienić nazwę, opis i kontrahenta.
• Dodać lub usunąć tagi.
• Ustawić termin, wyprzedzenie przypomnienia i osobę odpowiedzialną.
• Dodać nowe pliki lub usunąć istniejące.

Każda edycja jest zapisywana w Historii zmian.

Terminy i przypomnienia

Każdemu dokumentowi można przypisać termin, liczbę dni wcześniejszego przypomnienia oraz osobę odpowiedzialną. Przycisk Terminy na dolnym pasku pokazuje liczbę dokumentów, które wymagają uwagi.

• Po uruchomieniu programu lista przypomnień jest wyświetlana najwyżej raz dziennie dla danego użytkownika na danym komputerze.
• Widok Wymagają uwagi obejmuje dokumenty po terminie i te, które weszły w ustawiony okres przypomnienia.
• Widok Wszystkie terminy pozwala przeglądać również dalsze terminy.
• Dwukrotne kliknięcie pozycji otwiera dokument do edycji.
• Odłóż wstrzymuje alert do wskazanego dnia.
• Przyjąłem potwierdza zapoznanie się z terminem, a Odrzuć wycisza alert bez usuwania daty z dokumentu.

Przyjęcie i odrzucenie obowiązuje dla aktualnej daty terminu. Jej późniejsza zmiana automatycznie uaktywni nowe przypomnienie. Decyzje są zapisywane osobno dla każdego użytkownika i rejestrowane w Historii zmian.

Wyszukiwanie

Pole Szukaj wpisów... w prawym górnym rogu listy działa w dwóch trybach:

Wyszukiwanie obejmuje: nazwę wpisu, kontrahenta oraz tagi.

Tagi

Tagi to predefiniowane etykiety ułatwiające klasyfikację dokumentów. Każdy wpis może mieć dowolną liczbę tagów.

Zarządzanie tagami

Kliknij przycisk Tagi w górnym pasku (widoczny dla administratora). W oknie zarządzania możesz dodawać i usuwać tagi. Usunięcie tagu powoduje jego usunięcie ze wszystkich wpisów.

Przenoszenie i kopiowanie

Dokumenty można przenosić między folderami na dwa sposoby:

Przeciąganie i upuszczanie

Chwyć wiersz na liście i przeciągnij go na docelowy folder w drzewie po lewej. Folder docelowy musi być liściem (bez podfolderów).

Menu kontekstowe

Kliknij prawym przyciskiem na wpisie i wybierz Przenieś do... lub Kopiuj do.... Otworzy się okno wyboru folderu docelowego.

Operacje zbiorcze

Lista wpisów obsługuje zaznaczanie wielu wierszy jednocześnie:

Przy wielu zaznaczonych wierszach dostępne są: Usuń (do Kosza lub trwale), Przywróć (z Kosza), Przenieś do..., Kopiuj do.... Edycja i Historia zmian wymagają zaznaczenia dokładnie jednego wpisu.

Kosz

Usunięte dokumenty trafiają do Kosza zamiast być od razu trwale kasowane. Kosz dostępny jest jako ostatnia pozycja w drzewie folderów.

Przenoszenie do Kosza

• Zaznacz wpis(y) i kliknij Usuń.
• Przeciągnij wpis na węzeł Kosz w drzewie folderów.

Przywracanie z Kosza

1. Kliknij Kosz w drzewie folderów.
2. Zaznacz wpis(y) do przywrócenia.
3. Kliknij przycisk Przywróć.

Trwałe usunięcie

W widoku Kosza przycisk Usuń na stałe trwale usuwa zaznaczone wpisy wraz ze wszystkimi plikami. Operacja jest nieodwracalna.

Import z e-maila

Archiwizator pozwala importować dokumenty bezpośrednio z plików e-mail zapisanych z programu pocztowego.

Obsługiwane formaty

• .eml — standardowy format MIME (Outlook, Thunderbird, Apple Mail)
• .msg — format Microsoft Outlook

Jak zapisać e-mail z Outlooka?

1. Otwórz wiadomość w Outlooku.
2. Wybierz Plik → Zapisz jako.
3. Wybierz format Wiadomość programu Outlook (*.msg) lub Format wiadomości e-mail (*.eml).
4. Zapisz plik w dowolnej lokalizacji na dysku.

Import do Archiwizatora

1. Wybierz folder docelowy (musi być liściem).
2. Kliknij Import e-mail w górnym pasku.
3. Wskaż zapisany plik .eml lub .msg.
4. W oknie importu sprawdź i ewentualnie popraw nazwę wpisu oraz opis (wypełniane automatycznie na podstawie tematu i treści wiadomości).
5. Wybierz kontrahenta (opcjonalnie).
6. Zaznacz załączniki, które chcesz zaimportować.
7. Kliknij Importuj.

Eksport do CSV

Zawartość bieżącego widoku listy wpisów można wyeksportować do pliku CSV, który można otworzyć w programie Excel lub LibreOffice Calc.

1. Wybierz folder lub wykonaj wyszukiwanie globalne.
2. Kliknij przycisk Eksportuj CSV (pojawia się gdy lista zawiera wpisy).
3. Wskaż lokalizację i nazwę pliku.
4. Kliknij Zapisz.

Plik CSV zawiera kolumny: Nazwa, Kontrahent, Tagi, Termin, Data dodania, Liczba plików. Przy wyszukiwaniu globalnym dodawana jest kolumna Folder. Plik zapisywany jest w kodowaniu UTF-8.

Historia zmian

Archiwizator rejestruje wszystkie operacje na dokumentach: dodanie, edycję, usunięcie i przywrócenie.

Przeglądanie historii

Typy akcji

Kontrahenci

Baza kontrahentów przechowuje dane firm i osób powiązanych z dokumentami. Kontrahenta można przypisać do każdego wpisu.

Dodawanie kontrahenta

Kliknij Kontrahenci w górnym pasku, a następnie + Dodaj. Dane firmy możesz pobrać automatycznie z rejestru GUS REGON, podając NIP.

Użytkownicy

Zarządzanie kontami użytkowników dostępne jest przez przycisk Użytkownicy w górnym pasku (tylko dla administratora).

Dla każdego użytkownika można ustawić: login, hasło oraz rolę (archiwista, menedżer, administrator).

Role i uprawnienia

Panel administracyjny

Przycisk Panel administratora na dolnym pasku otwiera podsumowanie stanu archiwum: liczbę dokumentów, plików, folderów, kontrahentów i użytkowników, rozmiar bazy, aktywność z ostatnich 30 dni oraz statystyki terminów.

Panel pokazuje także serwer i nazwę bazy, wersję aplikacji i schematu oraz identyfikator instalacji ADI Tools. Hasło ani inne poufne składniki połączenia nie są wyświetlane.

Ustawienia

Dostępne przez przycisk Ustawienia w górnym pasku.

Aktualizacje i informacje o programie

Archiwizator automatycznie i bez blokowania pracy sprawdza dostępność nowych wydań przez ADI Tools. Gdy aktualizacja jest dostępna, obok przycisku Pomoc pojawia się zielony przycisk z numerem nowej wersji.

Okno aktualizacji pokazuje opis zmian i umożliwia pobranie instalatora albo natychmiastową aktualizację. Każdy pobrany instalator jest przed uruchomieniem weryfikowany sumą SHA-256 opublikowaną przez serwer.

Skróty klawiszowe