SerwisNG — dokumentacja

1. Szybki start

SerwisNG jest lekkim programem do obsługi małego serwisu. Jest bezpłatny zarówno dla użytkowników prywatnych, jak i firm.

2. Instalacja programu

Instalator SerwisNG jest przeznaczony dla Windows i instaluje program dla bieżącego użytkownika. W typowej konfiguracji instalacja nie wymaga uprawnień administratora.

Standardowa instalacja

1. Pobierz instalator SerwisNG z oficjalnej strony ADI SERWIS.
2. Uruchom plik SerwisNG_Setup_x.x.x.x.exe.
3. Zapoznaj się z licencją i zaakceptuj ją, jeśli zgadzasz się z jej warunkami.
4. Opcjonalnie zaznacz utworzenie skrótu na pulpicie.
5. Zakończ instalację i uruchom SerwisNG.

Domyślny katalog programu:

%LOCALAPPDATA%\Programs\ADI\SerwisNG

Instalator tworzy w Menu Start folder ADI → SerwisNG, w którym znajdują się skróty do programu, dokumentacji, strony programu, licencji oraz deinstalatora.

Wymagany dostęp do bazy Access

SerwisNG jest aplikacją Win32 i pracuje z bazą Microsoft Access w formacie MDB. Kreator pierwszego uruchomienia sprawdza, czy system potrafi utworzyć i otworzyć taką bazę. Jeżeli test Access nie przejdzie, program poinformuje o problemie przed utworzeniem bazy.

3. Windows Defender SmartScreen — „nieznany wydawca”

Podczas uruchamiania instalatora Windows może wyświetlić komunikat podobny do „System Windows ochronił ten komputer”, „Nierozpoznana aplikacja” albo informację o nieznanym wydawcy.

Co zrobić?

1. Upewnij się, że instalator został pobrany z oficjalnej strony adiserwis.pl lub przez wbudowany aktualizator SerwisNG.
2. Sprawdź nazwę pliku — powinna mieć postać SerwisNG_Setup_x.x.x.x.exe.
3. Jeżeli Windows pokazuje ekran SmartScreen i świadomie pobrałeś plik z oficjalnego źródła, wybierz Więcej informacji.
4. Jeżeli Windows udostępnia taką możliwość, wybierz Uruchom mimo to.

Nazwy przycisków SmartScreen mogą różnić się w zależności od wersji Windows i polityk bezpieczeństwa komputera. Na komputerach firmowych administrator może całkowicie zablokować możliwość ręcznego uruchomienia nierozpoznanej aplikacji.

4. Pierwsze uruchomienie

Jeżeli SerwisNG nie ma jeszcze poprawnie podłączonej bazy, uruchamia kreator pierwszego uruchomienia.

Sprawdzenie środowiska

Kreator kontroluje:

• możliwość zapisu konfiguracji;
• możliwość pracy z bazą Microsoft Access;
• obecność wymaganych szablonów wydruków;
• usługi internetowe ADI Tools są sprawdzane niezależnie i ich chwilowa niedostępność nie blokuje lokalnej pracy programu.

Masz trzy możliwości

Nowa baza

Wskaż lokalizację i nazwę pliku. Nowe bazy SerwisNG są tworzone jako MDB w formacie Access 2000.

Po utworzeniu nowej bazy dostępne jest konto:

login: admin
hasło: admin

Hasło startowe należy natychmiast zmienić — program wymusza zmianę przy pierwszym logowaniu.

5. Logowanie, użytkownicy i bezpieczeństwo

SerwisNG może pracować z logowaniem użytkowników albo — na zaufanym, pojedynczym stanowisku — z pomijaniem ekranu logowania.

Użytkownicy

Moduł Użytkownicy pozwala administratorowi tworzyć konta, ustawiać login, hasło, imię i nazwisko, status aktywności oraz uprawnienia.

Polityka haseł

W Ustawienia → Bezpieczeństwo można określić minimalną i maksymalną długość hasła oraz opcjonalne wymagania dotyczące wielkiej litery, cyfry i znaku specjalnego. Można też wymusić zmianę hasła nowego użytkownika lub po resecie hasła przez administratora.

Pomijanie logowania

Opcja pomijania logowania dotyczy konkretnego stanowiska. Program uruchamia się wtedy z uprawnieniami przypisanego użytkownika bez pytania o hasło. Używaj tej funkcji tylko na komputerze, do którego dostęp mają zaufane osoby.

6. Panel główny

Panel główny grupuje najczęściej używane funkcje:

• Nowe zlecenie — szybkie przyjęcie urządzenia;
• Zlecenia — pełna obsługa bieżących i historycznych zleceń;
• Klienci — kartoteka klientów;
• Wypożyczalnia — sprzęt zastępczy;
• Użytkownicy — konta i uprawnienia;
• Ustawienia — konfiguracja firmy i stanowiska;
• Zestawienia — raporty przekrojowe.

W dolnej części znajdują się informacje o wersji programu, podłączonej bazie, identyfikatorze instalacji ADI Tools oraz przyciski O programie, Aktualizacje, Wyloguj i Zamknij.

7. Klienci i pobieranie danych z GUS

Kartoteka klientów przechowuje m.in. nazwę, NIP, REGON, KRS, adres, telefony, e-mail, fax i notatkę.

Wyszukiwanie

Lista korzysta z szybkiego wyszukiwania i filtrowania. Układ kolumn jest zapamiętywany lokalnie dla stanowiska.

Pobieranie z GUS

Dla podmiotów gospodarczych można użyć przycisku Pobierz z GUS. SerwisNG komunikuje się z usługą ADI Tools, która pośredniczy w pobieraniu danych rejestrowych.

Usuwanie klientów

Usunięcie w kartotece jest miękkie — rekord może być później pokazany i przywrócony. Dzięki temu historia nie znika przypadkowo.

8. Przyjęcie nowego zlecenia

Formularz Nowe zlecenie został zaprojektowany tak, aby przyjęcie sprzętu wymagało jak najmniej czynności.

1. Wybierz klienta

W polu klienta wpisz fragment nazwy, telefonu, NIP, miasta lub e-maila. Jeżeli klient nie istnieje, otwórz kartotekę i dodaj nowego.

2. Wpisz urządzenie

Najważniejsze pola to:

• nazwa przyjmowanego elementu;
• numer seryjny;
• opis uszkodzenia;
• termin naprawy;
• wyposażenie przekazane ze sprzętem;
• opcjonalne parametry: gwarancja, naprawa warunkowa, ekspresowa i serwis zewnętrzny;
• uwagi wewnętrzne — nie są drukowane na Karcie przyjęcia.

Historia po numerze seryjnym

Po wpisaniu numeru seryjnego program może od razu pokazać historię wcześniejszych napraw tego urządzenia. Pole jest wygodne także przy pracy ze skanerem kodów kreskowych.

Sprzęt zastępczy

Jeżeli klient otrzymuje sprzęt zastępczy, można przypisać go bezpośrednio podczas obsługi zlecenia. Wypożyczony przedmiot nie jest dostępny dla kolejnego klienta do chwili zwrotu.

Zapis i wydruk

Główny przycisk działa jako przycisk rozwijany:

9. Lista i obsługa zleceń

Okno Zlecenia jest głównym miejscem codziennej pracy po przyjęciu urządzenia.

Najważniejsze operacje

• edycja zlecenia;
• zakończenie naprawy;
• wydanie klientowi i cofnięcie wydania;
• wypożyczenie i zwrot sprzętu zastępczego;
• wysłanie SMS i historia SMS;
• Karta przyjęcia, Protokół po naprawie i Etykieta zlecenia;
• anulowanie i cofnięcie anulowania;
• miękkie usunięcie i przywrócenie rekordu.

Filtry

Lista może być filtrowana według stanu zlecenia. Dostępne są m.in. W naprawie, Gotowe do wydania, Po terminie, Wydane i Anulowane.

Możesz również korzystać z wyszukiwania w gridzie. Kod kreskowy zlecenia jest uwzględniony w wyszukiwaniu, nawet jeśli jego kolumna nie jest widoczna.

10. Statusy, anulowanie i usuwanie

Anulowanie a usunięcie

Anulowanie jest stanem biznesowym. Zlecenie pozostaje w historii wraz z datą, użytkownikiem i opcjonalnym powodem anulowania. Anulowane zlecenie nie wpływa na normalne zestawienia finansowe i serwisowe.

Usunięcie jest funkcją porządkową i również jest wykonywane miękko — rekord można przywrócić.

11. Wydruki

SerwisNG korzysta z FastReport i standardowo zawiera trzy szablony:

• Karta przyjęcia — potwierdzenie przyjęcia urządzenia;
• Protokół po naprawie — dokument po zakończeniu obsługi;
• Etykieta zlecenia — mały wydruk identyfikacyjny.

Konfiguracja drukarek

W Ustawienia → Drukarki można osobno wskazać drukarkę dokumentów i drukarkę etykiet. Można również zdecydować, czy przed wydrukiem ma być pokazywane okno ustawień drukarki oraz podgląd.

Edytor wydruków

Przycisk Edytor wydruków... umożliwia dostosowanie formularzy do własnego serwisu.

Warunki przyjęcia

Treść regulaminu/warunków przyjęcia oraz nazwy pól wyposażenia konfiguruje się w Ustawienia → Treści i pola. Dzięki temu można dostosować program np. do serwisu komputerowego, GSM, elektronarzędzi lub AGD.

12. Powiadomienia SMS

SerwisNG współpracuje z usługą SMSAPI. Konfiguracja znajduje się w Ustawienia → Usługi i program → Konfiguracja SMSAPI.

Możliwości

• włączenie lub wyłączenie obsługi SMS;
• automatyczny SMS po przyjęciu zlecenia;
• automatyczny SMS po zakończeniu naprawy;
• własne pole nadawcy;
• osobne treści dla przyjęcia i zakończenia;
• zamiana polskich znaków dla zwiększenia pojemności SMS;
• test konfiguracji bez rzeczywistego wysyłania SMS;
• historia wysyłek.

Token SMSAPI

Token OAuth jest zabezpieczany przez Windows DPAPI i zapisany lokalnie na konkretnym stanowisku. Przy pracy na drugim komputerze token trzeba wprowadzić ponownie.

Zmienne w komunikatach

{FIRMA} {TELEFON} {ZLECENIE} {KLIENT} {SPRZET} {DATA} {TERMIN}

SerwisNG wysyła maksymalnie jedną część SMS, dlatego warto pilnować długości komunikatu.

13. Wypożyczalnia sprzętu zastępczego

W kartotece Wypożyczalnia można utrzymywać listę sprzętu zastępczego z nazwą, numerem seryjnym, opisem i statusem aktywności.

Sprzęt wypożyczony przy zleceniu jest zablokowany dla innych klientów aż do zwrotu. Zwrot może nastąpić wcześniej — nie trzeba czekać do zakończenia ani wydania zlecenia.

Dla zlecenia dostępna jest historia wypożyczeń, dzięki czemu można sprawdzić co, kiedy i w ramach którego zlecenia było wydane.

14. Zestawienia

Moduł Zestawienia daje szybki obraz pracy serwisu. Dostępne są zestawienia:

• Zlecenia;
• Finanse;
• Klienci;
• Urządzenia;
• Serwisanci;
• Wypożyczalnia.

Okres można ustawić jako bieżący miesiąc, poprzedni miesiąc, bieżący rok, ostatnie 30 dni albo własny zakres dat. Okres dotyczy daty przyjęcia zlecenia.

15. Ustawienia programu

Firma

Dane identyfikacyjne, adres, telefony, e-mail, strona WWW i godziny pracy. Dane firmy są wspólne dla stanowisk korzystających z tej samej bazy. Dane firmy można pobrać z GUS.

Drukarki

Ustawienia drukarki dokumentów i etykiet są lokalne dla stanowiska. Każdy komputer może korzystać z innych urządzeń bez zmiany konfiguracji pozostałych stanowisk.

Zlecenia

• domyślny termin naprawy;
• format numeru zlecenia;
• opcjonalne dane dostępu WWW drukowane na potwierdzeniu.

Format numeru może używać zmiennych:

{NR}  kolejny numer
{MM}  miesiąc
{RR}  rok — 2 cyfry
{RRRR} rok — 4 cyfry
{U}   ID użytkownika przyjmującego

Zmiana formatu wpływa tylko na nowe zlecenia. Istniejące zachowują zapisany numer.

Treści i pola

Zmiana nazw pól wyposażenia oraz centralna treść warunków przyjęcia/regulaminu serwisu.

Bezpieczeństwo

Polityka haseł i zasady wymuszania ich zmiany.

Dane

Import ze starego ASerwis oraz ręczne, zweryfikowane kopie bezpieczeństwa.

Usługi i program

SMSAPI, status ADI Tools, wersja programu, wersja schematu bazy, identyfikator instalacji, ręczne sprawdzanie aktualizacji oraz lokalne ustawienia stanowiska.

Układy tabel

Szerokości, kolejność, widoczność i sortowanie kolumn są zapamiętywane lokalnie. Przycisk Domyślne układy tabel usuwa lokalne ustawienia i pozwala wrócić do układu fabrycznego.

16. Kopie bezpieczeństwa

Baza SerwisNG jest pojedynczym plikiem MDB. To wygodne, ale oznacza również, że regularne kopie bezpieczeństwa są bardzo ważne.

Ręczna kopia

Wybierz Ustawienia → Dane → Utwórz kopię teraz.... Program:

1. na chwilę zamyka własne połączenie z bazą;
2. sprawdza wyłączny dostęp;
3. kopiuje plik;
4. weryfikuje utworzoną kopię;
5. ponownie otwiera bazę.

Ręczne kopie trafiają obok pliku bazy, do:

<katalog bazy>\Backup\Manual\

Kopie tworzone automatycznie przed migracją schematu lub importem mają osobne katalogi Migration i Import.

17. Import danych ze starego ASerwis

Importer jest przeznaczony do pierwszego wdrożenia SerwisNG u użytkownika starego ASerwis. Analizuje rzeczywistą strukturę starego pliku MDB i przenosi obsługiwane dane do nowej bazy.

Import obejmuje m.in.:

• klientów;
• zlecenia;
• użytkowników;
• wypożyczalnię i historię wypożyczeń;
• historię SMS.

Do zwykłego codziennego przenoszenia danych pomiędzy stanowiskami nie używaj importera ASerwis — stanowiska powinny korzystać ze wspólnej, istniejącej bazy SerwisNG.

18. Aktualizacje programu

SerwisNG korzysta z serwera tools.adi.pl do sprawdzania bieżącej wersji programu. Każda instalacja otrzymuje własny identyfikator techniczny ADI Tools.

Jak wygląda aktualizacja?

Plik jest pobierany najpierw jako plik tymczasowy. Program oblicza jego SHA-256 i porównuje z wartością opublikowaną w ADI Tools. Jeżeli suma się nie zgadza, instalator nie jest uruchamiany.

Pliki aktualizacji są przechowywane lokalnie w:

%LOCALAPPDATA%\ADI\SerwisNG\Updates\

Aktualizacja wymagana

Serwer może oznaczyć wydanie jako wymagane albo określić minimalną obsługiwaną wersję. SerwisNG wyświetli wtedy wyraźną informację Wymagana aktualizacja.

„Co nowego”

Po uruchomieniu nowszej wersji program może wyświetlić informację o najważniejszych zmianach w zainstalowanym wydaniu.

19. Gdzie SerwisNG przechowuje pliki?

Program

%LOCALAPPDATA%\Programs\ADI\SerwisNG\

Konfiguracja stanowiska

%LOCALAPPDATA%\ADI\SerwisNG\SerwisNG.ini

Logi

%LOCALAPPDATA%\ADI\SerwisNG\Logs\

Układy tabel

%LOCALAPPDATA%\ADI\SerwisNG\GridLayouts\

Pobrane aktualizacje

%LOCALAPPDATA%\ADI\SerwisNG\Updates\

Szablony wydruków

<katalog programu>\Reports\

Baza danych

Plik bazy może znajdować się w miejscu wybranym podczas pierwszego uruchomienia. Ścieżka do bazy jest zapisana w lokalnym pliku konfiguracji stanowiska.

Tryb przenośny

SerwisNG posiada techniczny tryb portable uruchamiany przez plik znacznika SerwisNG.portable obok EXE. Jest przeznaczony do świadomych, specjalnych wdrożeń; typowi użytkownicy powinni korzystać ze standardowego instalatora.

20. Najczęstsze problemy

Windows blokuje instalator / „nieznany wydawca”

Zobacz sekcję SmartScreen / nieznany wydawca. Nie wyłączaj zabezpieczeń systemu. Pobierz instalator ponownie z oficjalnej strony ADI SERWIS.

Kreator mówi, że baza Access jest niedostępna

System nie ma poprawnie działającego 32-bitowego sterownika/aparatu obsługującego bazę Access MDB. Nie twórz bazy „na siłę”. Skontaktuj się z administratorem komputera lub pomocą ADI SERWIS, podając dokładną treść komunikatu.

Nie można zrobić kopii bazy

Jeżeli baza jest współdzielona, upewnij się, że inne stanowiska SerwisNG oraz inne programy korzystające z tego MDB zostały zamknięte. SerwisNG celowo nie tworzy backupu, gdy nie może uzyskać bezpiecznego dostępu do pliku.

Nie działa GUS albo sprawdzanie aktualizacji

Sprawdź dostęp do Internetu. Awaria usług online nie powinna blokować lokalnej pracy. W Ustawienia → Usługi i program można ponownie sprawdzić aktualizacje.

Nie wysyłają się SMS-y

Sprawdź, czy obsługa SMS jest włączona, token SMSAPI jest aktualny, numer telefonu jest prawidłowy oraz czy test konfiguracji przechodzi. Token jest lokalny dla stanowiska.

Wydruk wygląda inaczej niż oczekuję

Sprawdź wybraną drukarkę, podgląd i ustawienia drukarki. Formularze można edytować przez Ustawienia → Drukarki → Edytor wydruków....

Zniknęło zlecenie z bieżącego filtra

Po zakończeniu, wydaniu lub anulowaniu zlecenie może automatycznie przestać pasować do aktualnego filtra. Zmień filtr na odpowiedni status albo Wszystkie.

Chcę wrócić do domyślnego układu kolumn

Użyj Ustawienia → Usługi i program → Domyślne układy tabel.

21. Licencja, producent i pomoc

Freeware

SerwisNG jest bezpłatny do użytku prywatnego i komercyjnego. Możesz używać go również w firmie bez opłat licencyjnych na rzecz producenta.

Szczegółowe warunki określa plik LICENCJA.txt instalowany razem z programem oraz prezentowany przez instalator.

Producent

Przy zgłoszeniu problemu warto podać:

• wersję SerwisNG z okna O programie;
• wersję schematu bazy widoczną na panelu głównym;
• dokładną treść komunikatu błędu;
• krótki opis czynności wykonanych przed wystąpieniem problemu.