Proces inwentaryzacji w oprogramowaniu Symfonia Handel firmy Sage jest niedopracowany. Procedurę wpisywania stanów możemy przeprowadzać na jednym stanowisku, nie mamy możliwości sprawdzenia zaawansowania procesu (poza wzrokowym, czyli bardzo niedokładnym porównaniu ilości wpisanego towaru z ilością podpowiadana przez aplikację). Innym „niedociągnięciem” jest sugerowanie ilości spisowych na podstawie ilości komputerowych. Powoduje to, że jeśli jakąś pozycję pominiemy w liczeniu otrzymuje ona stan komputerowy. Zaprzecza to w jakikolwiek sposób idei „spisu z natury” w którym na stanie komputerowym powinny znaleźć się rzeczywiste ilości a nie sugerowane przez oprogramowanie. Oczywiście Symfonia Handel (jak też i inne programy z tej serii) posiada specjalny moduł raportowy (wewnętrzny język programowania pozwalający na „dopisanie” interesującej nas funkcjonalności). Najczęściej jednak moduły takie pisane są pod konkretnego klienta i konkretną wersję programu. Zmiany w strukturze baz danych w nowszych wersjach programu czasami powodują problemy z kompatybilnością takich rozwiązań. Wiąże się to z dodatkowymi kosztami. Specjalnie dla jednego z klientów napisaliśmy zewnętrzny program do sprawnego inwentaryzowania magazynu. Aplikacja działa wielostanowiskowo, wyszukuje drastyczne różnice w stanach magazynowych oraz działa z kolektorami danych firmy Opticon PHL1300 oraz PHL2700 (z oprogramowaniem Optidata).
Instalacja:
Przygotowanie Symfonii Handel:
1. W pierwszej kolejności należy zalogować się do Symfonii jako admin,
2. Następnie menu: Kartoteki i na dole Raporty.
3. Otworzy się okno raportów. Musimy stworzyć dwa raporty które wygenerują dane do Programu inwentaryzacja.
4. Po kolei: Wciskamy po lewej Eksport a po prawej u góry Nowy. W nowym oknie wpisujemy nazwę Eksport inwentaryzacja
5. W oknie raportu wpisujemy zawartość z pliku Eksport inwentaryzacja.txt z załącznika.
6. Następnie klikamy Zapisz.
7. Teraz klikamy po lewej Eksport, rozwija się drzewko i klikamy na Eksport – include. Po prawej wciskamy Nowy i wpisujemy nazwę Eksport inwentaryzacja – include a zawartość wpisujemy z pliku Eksport inwentaryzacja – include.txt z załącznika.
8. Najlepiej wykonać obydwa raporty (poprzez kliknięcie prawym klawiszem myszy i wybraniu opcji Wykonaj). Raport z nazwą include wygeneruje błąd, drugi wyświetli puste okno. Jest to prawidłowe i w tym czasie raporty wpiszą się do bazy.
9. Teraz należy rozpocząć standardową inwentaryzację na Symfonii (koniecznie wszystkich towarów – program nie przewiduje opcji inwentaryzacji częściowej).
10. Następnie należy zainstalować na każdym komputerze używanym do inwentaryzacji BDE (Borland Database Engine) pobierz
11. Proszę rozpakować na jednym z komputerów (nazwijmy go serwerem plik z załącznika). Jest to główny program oraz jego folder z bazą danych.
12. Jeśli chce Pan używać tego programu na wielu stanowiskach to proszę udostępnić ten folder z pełnymi prawami do zapisu dla innych użytkowników.
13. Na komputerach które mają także służyć do inwentaryzacji należy zamapować ten udostępniony folder jako jakiś dysk sieciowy.
14. Na jednym z komputerów (dowolnym) uruchamiamy program. Jeśli są już jakieś dane w tabeli z poprzedniego roku lub testowe należy je usunąć po przez wciśnięcie przycisku Reset, wpisaniu potwierdzenia: Potwierdzam! oraz kliknięciu Reset. Po chwili baza będzie czysta i gotowa do nowej inwentaryzacji.
15. Teraz należy zaimportować dane wygenerowane z Symfonii poprzez kliknięcie przycisku Import oraz wybraniu pliku który wygenerowaliśmy w Symfonii według pojawiającej się instrukcji. Następnie klikamy Konwersja i chwilkę czekamy aż operacja się zakończy.
16. W tym momencie program jest gotowy do pracy. Można także uruchomić następne stanowiska.
17. W okienku szukaj kodu wpisujemy kod kreskowy towaru (lub skanujemy), obok wpisujemy ilość. Jeśli się pomyliliśmy to można wpisać ilość z minusem z przodu aby odjąć nadmiar. Proszę pamiętać że czasami wpisujemy np. 3 sztuki a pojawia się 10, to naturalne bo program działa w sieci i na innych stanowiskach ktoś mógł dopisać 7 sztuk.
18. Można też spróbować wyszukać nazwę towaru w polu Szukaj nazwy.
19. Co jakiś czas możemy kliknąć przycisk Bilans aby zobaczyć wstępne podsumowanie inwentaryzacji. Do wyszukiwania niespisanych towarów służą także Filtry. Najciekawszy jest ostatni: ilość komputerowa <> 0 ale nie spisane. Jest to ewidentne przeoczenie załogi która pominęła towar w czasie spisu. Po użyciu filtru należy go wyłączyć aby przeglądać inne pozycje (pierwszy filtr – brak).
20. Przyciski Przygotuj dane i Odczytaj kolektor są przeznaczone wyłącznie do kolektora Opticon.
21. Po zakończeniu spisu należy go wyeksportować do Symfonii poprzez naciśnięcie klawisza Eksport.
22. Wybieramy folder Inwent w folderze naszego magazynu w Symfonii a następnie plik inwentaryzacji który stworzyliśmy na początku (najczęściej ostatni o nazwie INW00XXX.TXT, gdzie XXX to jakiś numer kolejny spisu) i wciskamy Wyślij.
23. Po uruchomieniu Symfonii zobaczymy naszą inwentaryzację jednak będzie mały błąd ponieważ zaimportowały się usługi. Na szczęście są one na końcu spisu (pogrubione) i należy je po prostu usunąć.
24. Jak już mamy otwarty spis w Symfonii możemy wprowadzić jakieś małe zmiany jeśli są potrzebne oraz zakończyć spis.
25. Następna uwaga, oczywistym jest że należy przystępować do spisu z rozliczonymi wszystkimi dokumentami, jeśli tak nie będzie to trzeba będzie później wprowadzić korekty w dokumentach INW+ i INW- które będą w buforze magazynu. Taka mała niedogodność systemu Symfonia.
Program należy rozpakować do c:\inwentaryzacja. W folderze powinien znajdować się program inwentaryzacja.exe oraz folder bazy.
Jeśli posiadamy kolektor Opticon możemy przygotować dla niego dane (menu Przygotowanie / Przygotowanie danych dla kolektora). Do kolektora zostaną uwzględnione tylko towary posiadające prawidłowy kod EAN8 oraz EAN13. Komunikację z kolektorem zapewnia aplikacja producenta (plik na naszej stronie Opticon). W paczce znajduje się dodatkowo plik konfiguracyjny który możemy użyć do komunikacji (pod warunkiem że program zainstalowaliśmy w polecanym przez nas folderze).
Po załadowaniu danych do kolektora możemy użyć go do inwentaryzacji. Gotowe dane importujemy do aplikacji poprzez przycisk „Odczytaj kolektor” (dane muszą się znajdować na dysku w folderze programu, dba o to oryginalny sterownik producenta).
Uwagi:
◾Aby pracować na wielu stanowiskach należy folder z programem udostępnić z pełnymi prawami a na komputerach które mają korzystać z aplikacji za mapować ten folder jako dysk.
◾Aby przygotować program do nowej inwentaryzacji należy usunąć wcześniejsze dane. Robimy to w menu Przygotowanie / Kasowanie danych. Jako że operacja usuwa wszelkie dane należy ją potwierdzić.
◾Kolumny w tabeli są w większości sortowalne (wystarczy kliknąć na nazwę kolumny),
◾Jeśli jakiś towar nie znajduje się na liście to oznacza że najprawdopodobniej nie został wyeksportowany. Należy taki towar odłożyć bo będzie go można wpisać do inwentaryzacji później (już w programie Symfonia Handel),
◾Gdy wpiszemy zbyt dużą ilość towaru możemy naprawić „błąd” wybierając jeszcze raz ten sam towar i wpisując ilość ujemną,
◾Program na bieżąco dodaje towar na wielu stanowiskach, proszę się nie dziwić że wpisując 10 sztuk pojawia się 20 (ktoś inny w tym czasie mógł wpisać ten sam towar w ilości 10 sztuk).
Dodatkowe informacje można uzyskać pisząc na adres admin@adiserwis.pl .
Program jest darmowy i można z niego korzystać w celach komercyjnych. Jedyny warunek to rozpowszechnianie programu wraz z informacja że został pobrany z tej właśnie strony.